Nebenkostenabrechnung Vorlage kostenlos – Muster, Fristen & Rechner

Als Vermieter bist du jedes Jahr verpflichtet, eine Nebenkostenabrechnung zu erstellen – wenn du Vorauszahlungen vereinbart hast. Hier: was rein muss, was umlagefähig ist, und ein kostenloser Rechner der alles automatisch ausrechnet.

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Was muss in die Nebenkostenabrechnung? (Pflichtangaben)

Laut § 259 BGB und Mietrechtsurteilen muss eine Nebenkostenabrechnung folgendes enthalten:

Abrechnungszeitraum (12 Monate, Beginn und Ende)
Zusammenstellung aller Betriebskosten nach Art und Betrag
Verteilungsschlüssel je Kostenart (z. B. Wohnfläche in m²)
Anteil des Mieters (mit Rechenweg)
Abzug der Vorauszahlungen
Ergebnis: Nachzahlung oder Guthaben

Frist: Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen (§ 556 Abs. 3 BGB). Danach verfallen Nachforderungen des Vermieters – das Guthaben des Mieters bleibt aber bestehen.

Umlagefähige Betriebskosten (vollständige Liste)

Nach der Betriebskostenverordnung (BetrKV) sind folgende Kosten umlagefähig – sofern im Mietvertrag vereinbart:

Kostenart	Umlagefähig?	Typischer Verteilungsschlüssel
Heizkosten	✓ (Pflicht nach HeizkV)	50–70 % Verbrauch, Rest Fläche
Warmwasser	✓	Verbrauch (Zähler) oder Fläche
Kaltwasser / Entwässerung	✓	Verbrauch oder Fläche
Müllabfuhr	✓	Fläche oder Personen
Hausmeister	✓ (Verwaltungsanteil raus)	Fläche
Gebäudeversicherung	✓	Fläche
Grundsteuer	✓	Fläche
Aufzug	✓	Fläche oder Personen
Allgemeinstrom	✓	Fläche
Gartenpflege	✓	Fläche
Schornsteinfeger	✓	Fläche oder Einheit
Reparaturen / Instandhaltung	✗ nicht umlagefähig	–
Verwaltungskosten	✗ nicht umlagefähig	–

Heizkostenverordnung (HeizkV): Bei zentral geheizten Gebäuden mit mehr als 2 Wohneinheiten muss mindestens 50 % der Heizkosten nach Verbrauch abgerechnet werden – auch wenn im Mietvertrag etwas anderes steht.

Umlageschlüssel: Welcher ist der richtige?

Der Umlageschlüssel legt fest, nach welchem Maßstab Kosten auf Mieter verteilt werden. Der im Mietvertrag vereinbarte Schlüssel ist bindend – fehlt eine Vereinbarung, gilt Wohnfläche.

Schlüssel	Geeignet für	Vorteil
Wohnfläche (m²)	Meiste Kostenarten	Einfach zu berechnen, gut nachvollziehbar
Personen	Müll, Wasser, Abwasser	Gerechter bei unterschiedlicher Belegung
Verbrauch	Heizung, Warmwasser, Kaltwasser	Direkter Bezug zur Nutzung
Einheiten	Grundgebühren, Schornstein	Pro Wohnung gleichmäßig

Rechenbeispiel: Nebenkostenabrechnung für 2 Mieter

Objekt: Zweifamilienhaus · Gesamtfläche: 120 m² · Mieter A: 70 m² · Mieter B: 50 m²

Kostenart	Jahreskosten gesamt	Mieter A (70/120)	Mieter B (50/120)
Heizkosten	2.800 €	1.633 €	1.167 €
Kaltwasser	480 €	280 €	200 €
Müll	220 €	128 €	92 €
Gebäudeversicherung	580 €	338 €	242 €
Gesamt	4.080 €	2.380 €	1.700 €

Hat Mieter A z. B. 200 €/Monat Vorauszahlung geleistet (= 2.400 €), ergibt sich ein Guthaben von 20 €. Hat Mieter B 130 €/Monat geleistet (= 1.560 €), folgt eine Nachzahlung von 140 €.

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